工作做不完？跟天才唐鳳學『7大超強』管理時間術：不用「手指」滑手機？番茄鐘工作法、只准2時間看LINE

早上做完便當後，唐鳳又是如何展開一天的工作？

首先，她會在上班前看一次LINE，下班後再看一次LINE，但是上班時，她從來不看LINE，認為無論是LINE或是WhatsApp，許多人都是還沒想清楚就開始對話，不斷地獲取彼此的注意力，而在上面花最多時間的往往是把字打完，當邊打字邊想時，又必須即時回應對方，大家都處於分心狀態，而分心狀態是無法有效率地處理好一件事。所以她一天才回兩次LINE，就是希望大家想清楚再跟她說，才不會彼此浪費時間。

開始工作後，她會使用番茄鐘工作法，將一天上班的時間分成幾個番茄鐘，事先規劃好工作進度。番茄鐘工作法是法蘭西斯科．西里洛（FrancescoCirillo）一九八七年念大學時所發明的一套方法。當時在他正準備考試，有三本書要讀，但他一直心浮氣躁，不斷分心，無法專心讀完一個章節，於是他從廚房裡拿了一個番茄形狀的料理定時器，先設定十分鐘，讓自己在這段時間內專心看書，不做其他事，沒想到很有效，幫他通過了考試。後來他也不斷實驗，最後發現設定工作二十五分鐘、休息五分鐘，是最有效率的時間管理方式，並開始傳授這套工作術，二○○六年，更出書介紹這套工作法。

法蘭西斯科．西里洛沒想到的是，這個簡單的時間管理術竟然在短短幾年內風靡全球，很多人都拿著這套方法來管理時間，《紐約時報》甚至特別介紹了這套工作法。這讓他領悟到，現代人受到各種科技工具干擾，導致大家日夜無休地接受各種訊息，以致大腦無法好好靜下心來專心做事。

番茄鐘工作法之所以受到大家的歡迎，是因為二十五分鐘的時間設定不長也不短，正好可以專心工作，在這二十五分鐘內，如果有外界的訊息進來，或是臨時想到有其他事要處理，二十五分鐘告一段落之後再處理，也不至於耽誤事情或來不及。只不過，這套風靡全球的時間管理術當時在台灣並沒有引起關注，直到二○二○年疫情蔓延，全球開始進入遠距工作時，媒體報導資深的遠距工作者唐鳳很早就善用番茄鐘工作法管理時間，番茄鐘工作法才開始受到矚目。

使用番茄鐘工作法的唐鳳會在二十五分鐘的工作區間集中精神做事，不分心看email，手機也設定在勿擾模式，當中不會跳出手機通知或來電顯示。二十五分鐘後，也就是一個番茄鐘結束時，她才會給自己五分鐘的休息時間，看一下email和回覆信件。休息五分鐘後，再繼續進行下一個番茄鐘的工作。

使用番茄鐘工作法的好處是，一個番茄鐘的時間長度不算太長，所以如果二十五分鐘內沒有回覆email，也不算失禮。畢竟使用番茄鐘工作法是為了專心做事，所以二十五分鐘內不能被打斷。但天常有不測風雲，好比突然發生地震等等，如果工作被打斷，唐鳳就會取消這一個番茄鐘的設定，將本來要做的事延到下一個番茄鐘時段去做。例如，本來今天上班預計要完成七個番茄鐘，做到第四個時被打斷了，那就把第五個番茄鐘變成第四個。

至於，休息的五分鐘唐鳳為什麼是看email，而不是看LINE？這是因為大家寫email，不會只寫第一行就送出，而是會寫完一個段落才送信。所以她每工作二十五分鐘，就會花五分鐘即時回覆email，每次看到的郵件都是來信者寫好的完整脈絡，也可以判斷兩分鐘之內是不是可以處理完。如果可以就來處理，如果處理不完，誰比她更適合處理，她就馬上把信件轉寄出去，讓那個人來處理，因此很快就可以把大部分的email回完。

晚上七點下班前，她會再次看過全部的email，但下班後是自己的時間，就不再看email了。這就是唐鳳的一天，她是透過主動掌握時間結構，不被時間牽著鼻子走，讓自己更有效率的完成「今日事，今日畢」的目標。

唐鳳還有一個節省時間的方法，這是一般人習而不察、卻非常值得深思的事，那就是她下班後使用3C產品時，除非螢幕需要放大或縮小才用手指，否則她一定堅持用觸控筆來取代手指滑動螢幕。而且即使是使用iPad，她也是通過鍵盤或ApplePencil與iPad進行互動。之所以有這些堅持是因為唐鳳有意識地避免以手指直接碰觸3C螢幕。

蘋果創辦人賈伯斯有一句名言：「我們天生就擁有最好的點指裝置，那就是我們的手指。」但為什麼唐鳳要捨棄手指，反向使用觸控筆？而觸控筆和節省時間又有什麼關係？

賈伯斯提出觸控螢幕時，大家對於隨時、隨身上網的觸碰螢幕還沒有任何體驗，但它所造成的負面效果，卻隨著頻繁使用3C產品日漸被發現。唐鳳很早就明白，如果直接以手指與觸控螢幕互動，大腦會誤以為手機是身體的一部分，手指所收到的所有刺激也會變成身體的一部分，這就會導致我們一直無意識地滑動螢幕，看到超連結就會想要按下去，看到紅色圈圈裡面有個數字也會想要按掉，不會停下來稍微想一想。

這很像打地鼠，只要看到特定螢幕上的樣式，就覺得非要用某種方式互動不可，讓大腦愈來愈分不清楚虛擬與真實的界線，結果使得我們沒有餘裕進行創造性的

思考。這也是為什麼唐鳳要在裝置設備與她之間設立一個屏障，不論是觸控筆，或是聲控或鍵盤都可以，只要不是用手，就不會覺得是身體的一部分，藉此避免與觸控螢幕直接接觸，以防使用3C上癮。

也就是說，以觸控筆做為屏蔽，使用者比較能回歸理性，隨時可以抽身去做別的事，而不會不自覺地一直滑手機，浪費許多無謂的時間。至於如果已經是3C上癮者，唐鳳建議，不妨使用番茄鐘工作法，每二十五分鐘提醒自己休息一下，離開螢幕，去做別的事。

唐鳳還有一個節省時間的方式，那就是使用臉書的方式。

唐鳳也使用臉書，但是登入她臉書的首頁會發現，她的臉書介面非常乾淨，旁邊完全沒有任何廣告在上面，和一般人的臉書首頁介面，充斥著各種廣告，完全不一樣。她是怎麼做到的？

身為自由軟體設計師，這對她來說再簡單不過，她在自己的瀏覽器上開了一個外掛，用FBfeederadicator軟體，清除FB的介面，將FB的牆面都拿掉，並換成一句勵志格言。這個動作也是為了要拿回生活的主動權，讓FB完全沒辦法搜集到她的資料與軌跡，既不會被演算法綁架，也沒辦法利用廣告操弄她的情緒。

大家都知道網路上，「凡走過必留下痕跡」，我們滑臉書時，通常會不斷有推薦影片與廣告干擾我們，吸引我們將注意力停留在上面愈久愈好。但對唐鳳來說，這並不必然成立。例如，今天她想關注一件事，打入關鍵字後，進入到那個關鍵字的專門頁面後，就是一對一的關係，並不會因為她打了這個關鍵字，就因此在臉書介面上冒出一堆推薦廣告，吸引她的注意力。

唐鳳很清楚，臉書之所以不斷推薦廣告與影片吸引使用者注意力，背後原因是因為它養了一個專門針對使用者的人工智慧機器人，使用者在臉書上捲動頁面時，包括在哪一個頁面停留多久、是否點閱進去，都會成為餵養它的環境，讓它愈來愈了解你，並不斷拋出讓你感興趣的東西，當注意力不斷被冒出來的新東西給攫獲時，就會導致現代人不容易專心做一件事。

現今社群網站幾乎是大家生活的一部分，工作時也會經常滑一下手機，看看社

群網站的動態消息，而且大部分人的手機都裝了至少一個以上的社群媒體，導致大家才剛點閱進去一個頁面，都處於沒看完內容的狀態，就開始好奇另一個社群媒體是否又有新的東西進來，或是在另一處討論是否有新的進度，結果使得我們無法專注工作，陷入注意力缺失的狀態。

唐鳳曾經引用阿德勒（AlfredAdler）的一句名言：

「除非你運用紀律，讓你的心靈自由，不然無法達到真實的自由（Truefreedomisimpossiblewithoutamindmadefreebydiscipline.）」這也是唐鳳認為，與其被時間追著跑，不如主動掌控自己工作與生活節奏，生活才有餘裕，才會更快樂。

主動掌握時間結構，才能拿回時間主導權

唐鳳的一天，看起來跟大家一樣，都是朝九晚五地工作，但是觀察她所使用的番茄鐘工作法、以觸控筆取代手指滑動螢幕、清除臉書介面，以及訂閱「享廚好食」食材配送服務，可以發現，拿回時間的主導權，重新安排時間結構，一直是唐鳳日常生活中很重要的思考，無論食衣住行皆是如此。

她說，每一個人習慣的方式不一樣，有些人能夠快速切換不同頻道，可以一心多用，這不是壞事，但她不是這樣的人，從「傾聽」、「學習」、「理解」到「反應」，她沒有辦法那麼快速切換這四個階段，需要一段時間才能切換。碰到新的刺激，她的情緒也會波動，所以她一定要給自己時間，讓情緒慢下來，再去處理它。

也因此，她認為，每個人都要有自知之明，尤其是成年人，對自己的認知模式要有一定的了解。從掌握自己的情感、認知，以及注意力中間的頻率是什麼，找出自己習慣以哪一種方式做事。如果一次只能專心處理一件事，那就把一件事做好，再進行其他的事，運用現在許多好用、方便的科技工具，為自己訂定時間節奏，有效地達成每件工作。正是因為她主動掌握時間結構，拆解成適合她的節奏，所以她可以專心完成許多事情，這也是她做事如此有效率的祕訣所在。

與其被時間追著跑，不如主動掌控自己工作與生活節奏，生活才有餘裕，才會更快樂。

一天當中，無論工作或生活，總是有來自四面八方的感受，這些感受無論好壞，都會影響我們的情緒，如果沒有管理好，也可能會減低我們的工作專注力。高EQ的唐鳳，除了本身的素養之外，她其實也有一套自己管理心情的方式。

二○○八年，唐鳳加入總部位在美國加州矽谷的Socialtext軟體公司時，當時她負責寫SocialtextDesktop工作程式，設計一些像LINE或是WhatsApp這類即時通訊軟體，提供一個有關注意力管理（attentionmanagement）的工具，希望讓使用者在有限的時間裡，可以很有效率地處理更多事情。

然而，她們沒有料到的是，如果只有一種通訊軟體，對工作生產力很有幫助，但如果同時使用兩、三種通訊軟體，生產力就會降到谷底。唐鳳解釋，當你的手機裡灌了三種以上通訊軟體時，就會產生注意力攫取的問題，會使人甚至無法好好看完一則訊息。因為很可能一下子會有LINE進來，需要你回覆，一下子又顯示收到新的email，簡訊也時不時來提醒你，當這些通訊軟體不斷騷擾你時，就會落入一個沒完沒了的循環，在你正在回覆這個訊息時，另一個通訊軟體又響起來。

當使用者隨時切換到不同的脈絡，思路就會被打斷，而一旦被打斷，就會陷入「注意力缺失」的狀態。

唐鳳使用番茄鐘工作法，就是為了對峙這種注意力缺失的狀態，尤其疫情之後，世界已經進入遠距工作的時代。重要的是，遠距工作改變的不只是將工作地點從實體辦公室搬到另一個空間，它真正改變的是，彼此對時間結構的認知。

唐鳳認為，免於被各種訊息打擾，對於遠距工作者非常重要。因為管理者如果還是想維持著「我在辦公室隨時走到誰身旁，誰就要立正站好」的管理心態，當員工都改為遠距上班時，就會變成「我任何時候傳訊息，他就必須立刻回覆」的心態，但是，這兩種情況完全不一樣。因為在實體辦公室時，老闆可以走到員工身邊，員工的注意力百分之百會在老闆身上，但遠距工作時，員工在另一端回覆老闆時，可能電腦同時還另外開著三個視窗，這時可能只有四分之一的注意力是在老闆這裡，反而讓會人陷入分心的狀況，工作品質也就會愈來愈差。

尤其，工作若經常被老闆或同事打斷，就會把員工手上正在進行的工作進度削減一些，打斷幾次後，進度就沒了，所以，事先擬好時間結構，例如讓番茄鐘來幫員工設定好時間結構，不但是為了增進工作效率，也是維護生活品質重要的一步。

除了維持自己的時間結構，遠距工作時代，唐鳳也給大家一個很重要的提醒，那就是每個人都有自己的時間結構，看不見彼此時，更要尊重彼此的時間結構。舉

例來說，她的時間結構是每半小時才看一次訊息或回覆email，如果對方期待她每五、六分鐘就要回應一次，結果就是她並不會看到。

「這個一開始就要講，不能期待別人會腦補。」唐鳳表示，遠距工作不同於實體之處在於，面對面時，對方向你提出需求，如果你面有難色，不用講出來，對方看

你的樣子或反應，就知道你無法接受，但遠距工作隔著網路，你面有難色，對方也看不到，如果你不講清楚，對方根本無法察覺，這就會導致工作上許多的衝突。

所以遠距工作，彼此對於工作的邊界設定，一開始就要講得非常清楚，即使對方不習慣，還是要堅持從一開始就先設定好，慢慢大家就會發現，這樣的堅持是有道理的。

「你不能靠讀空氣，因為遠距的空氣無法讀取。」唐鳳幽默地說。

給自己緩衝時間的工作節奏事先安排時間結構，也適用於跟老闆談工作方式的安排。例如，二○一六年，唐鳳在入閣前，就先談好她入閣的其中一個條件，就是每週三與週五是她遠距工作的時間，希望這兩天不必到行政院辦公室工作。

她解釋，接下數位政委這個工作，雖然工作內容是她熟悉的領域，但她必須要看來自各地方政府及局處許多新的材料，即使她擅長的是資訊處理，但並非這些議題的專家，所以她一定要精讀這些材料，並且學會相關知識才能有所回饋。

面對需要學習的新事物，唐鳳解除焦慮的方法，就是跟它好好相處一段時間。她認為，新事物並不一定難以理解，而是你有沒有給自己一段時間跟它相處，去好好理解那些知識或資訊，其實只要給自己一段時間跟它好好相處，學任何東西都是很容易的。

問題是，她發現即使每天準時九點上班、五點下班，在行政院裡，若想要好好吸收這些嶄新的資料，就必須自己掌控工作節奏。但如果她在辦公室，即使手機關機，同事也會隨時進來辦公室找她，或是長官若要臨時召開會議，她也必須中斷自己的工作配合大家。於是，她就把一週的工作時間拆解成符合她的工作節奏，例如週一、週二及週四，這三天的工作時間，她會專門用來和同事們討論或開會，但每週三和週五，她就會遠距工作，自己找一個地方，心無旁騖地去吸收消化新知。

「這樣部會同事給我這一些材料，我才不會突然覺得又有新東西、新事件發生了，我要急著反應。」她透過給自己每週兩天的緩衝期，例如，週二看到一個狀況，她可以利用週三好好想一天，到了週四，就可以想出要用什麼系統去處理，也就是給自己一個處理事情的工作節奏。

每個人都有自己的時間結構，看不見彼此時，更要尊重彼此的時間結構。
 

值得一提的是，除了番茄鐘工作法之外，她同時還會使用「GTD（GettingThingsDone）工作法」，協助自己記錄待辦事項的輕重緩急。

GTD工作法是二○○一年，擔任管理顧問與高階經理人輔導教練多年的大衛．艾倫（DavidAllen）在《GetThingsDone》一書中所提出，他結合上萬名使用者的經驗，加上認知科學的研究支持與驗證，轉化成實用且簡單的個人化管理系統，可以說是一種行為管理法。

大衛．艾倫之所以創造這套工作法主要是因為，每個人腦海中隨時都充斥著許多待辦事項，這些待辦事項經常干擾我們正在進行的事情，讓我們分心，透過使用GTD，可以讓我們隨時將這些待辦事項記錄下來，大腦不必再去提醒自己還有哪些事項未完成，也才可以集中力氣去做正在完成的事。

簡單地說，唐鳳管理時間的方式就是，番茄鐘加上兩個GTD介面。一個是「收件視角」，隨時有待辦事項進來時，就趕緊記下來，然後就不再去想它；另一個是「回顧視角」，沒那麼急，只需要定期去清理需要待辦的事項即可。用這兩個視角來區分待辦事項的輕重緩急後，再用番茄鐘工作法，專心處理需要完成的事情，就能達到高效能的工作節奏了。

值得一提的是，除了在工作上善用科技工具，讓自己更專注外，我們一天當中，無論工作或生活，總是有來自四面八方的感受，這些感受無論好壞，都會影響我們的情緒，如果沒有管理好，也可能會減低我們的工作專注力。眾所周知，唐鳳的EQ非常高，除了她本身的素養之外，她其實有一套管理心情的方式，她稱這套方式為「精神按摩」。

她說，精神按摩其實就是玻璃心的強化訓練。一般人面對負面情緒，或是當別人說中自己的心理痛點時，心中往往會出現精神分析上所說的「resistance（阻抗）」，這就像按摩時按到痛點，我們會感到痛與痠，代表我們心裡某些東西還沒有揉開，這時唐鳳會做一件事，就是在別的感官上尋找美好的經驗，或是好好睡一覺，透過睡眠的長期記憶，自動將這種不舒服的刺激聯想到比較美好的感覺，這就是她的精神按摩法。

酸民指教是一種精神按摩。

例如，唐鳳爆紅後，每天至少都會有幾則酸民在留言區針對她做各種人身攻擊。十幾年前，她看到這些尖酸刻薄的留言，會讓她看了有砸電腦的衝動，只不過她說電腦很貴，她不會真的砸爛電腦，但這些言語的確讓她產生不舒服的感覺，就像是按摩時按到痛點。

很多人面對這種不友善的言論，當下第一個反應可能就是反擊回去，或是貼一個憤怒、草泥馬之類的貼圖，既然自己不舒服，也要讓對方不舒服，但是唐鳳表示，網路上你來我往的言辭，其實是會外溢的，也就是網路上會有很多人在旁邊觀戰，所以這種不舒服狀態，

除了當事人以外，旁人看了也會跟著不舒服。

唐鳳的做法是，先放下這種負面情緒，改做一些其他分心的事情，這個分心的事指的是，去創造一段美好的經驗。有時，她會聽一段美好的音樂，做做瑜伽，或是泡一杯從來沒有品嘗過的新口味茶飲，先讓自己從負面情緒中跳脫，但同時也為自己創造新的記憶，日後當她又再度碰到不舒服的刺激時，記憶也會自動提醒她，過去她在經歷負面情緒時，同時也曾經聆聽的美好音樂或是品嘗過的新茶，這時，就能將情緒轉化成開心的記憶。

唐鳳這樣形容這樣的感覺：「就像在腦筋急轉彎的電影裡面，紅色的球會開始慢慢往亮黃色這邊去轉變。」當然，每個人有自己一套精神按摩的方式，有的人面對憤怒情緒時，會先數到三，深呼吸一下，或是去爬山。唐鳳和不同心情的相處方式，就是在心裡留位置給這些心情，跟它相處一段時間，直到自己能夠平靜面對它。而心情平靜後，可以就事論事時，她就能好好跟網友對話，她將這種方式稱之為「擁抱小白」（小白指白目的網友）。

面對酸民，只須回應有建設性的話語

對於酸民，唐鳳已能幽默以對，還說：「酸民指教是一種精神按摩。」她通常會從攻擊她的酸民言語裡，找尋有建設性的意見，即使十句話裡，有九句是謾罵發洩，但只要有一句是有建設性的，她就會針對這句話認真理性地回應，而不去理會另外九句情緒性的發言。甚至，她會乾脆邀請這些會吵的網友到社創中心聊聊天，大家一起吃點心，弭平彼此不愉快的感覺。若是往後別人再用相同的方式打擊她，她也免疫了，因為她已經進行過精神按摩。

這種精神按摩就是用一種比較開心的態度面對它，而不是選擇逃避。唐鳳說，如果她跑去聽一段音樂或泡杯茶喝，卻不回來處理，這就叫做逃避，但她不是，她聽了音樂後，還是會回來處理這件事，只是一面放著讓她開心的音樂，使自己記得這個開心的感覺，再用一種比較積極的態度去面對它。

很多網友常常在網路上驚奇地分享：「唐鳳竟然留言了。」面對網路社群文化，唐鳳從十四歲中輟後，就開始長期研究網路文化，探究為什麼大家可以快速信任，又快速仇恨，唐鳳在面對酸民時，既不反擊，也不會無視以對，而是用建設性的言語回覆對方，除了將酸民拉回理性，也讓旁邊觀戰的人，能從被情緒性字眼吸引，導引回理性的狀態，共同去探究問題真正的核心。

所謂「比暴力更可怕的是冷漠」，當集體對於不理性及煽動性的言論都採取冷漠以待的隔岸觀火態度時，唐鳳積極面對酸民的方式，正是希望大家了解，社群文化的養成應該建立在大家都不袖手旁觀，以及彼此提出建設性文字的留言上。

• 書名：《唐鳳的破框思考力 : 關於工作、學習與行動的方法》
• 作者：唐鳳 口述、楊倩蓉 採訪撰文
• 出版社：天下文化

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